Existe um excesso de reuniões nas empresas. E a maioria delas é pura perda de tempo e dinheiro.
Eu ODEIO reuniões.
É impressionante a quantidade de reuniões que são realizadas nas empresas.
Muitas pessoas passam praticamente o dia inteiro em reuniões.
E com a falta de tempo, deixam de focar suas metas. Com isso, não as atingirão e serão prejudicadas no crescimento profissional.
E a maioria das reuniões é pura perda de tempo e dinheiro para a empresa e para as pessoas.
Não se resolve nada e decisões não são tomadas.
Muitas delas são geradas quando alguém tem que tomar uma decisão importante e para “tirar o seu da reta”, convoca uma reunião.
É claro que algumas reuniões são necessárias.
Mas muitas coisas podem ser decididas num simples bate papo no corredor.
Sem contar que as reuniões não são planejadas e organizadas adequadamente.
Abaixo, listarei alguns tópicos sobre uma boa reunião, que parecem óbvios, mas que não vejo acontecer na maioria das empresas:
1 – Toda reunião deve ter um Líder que a conduza.
2 – Deve ter horário de início e fim estabelecidos. Preferencialmente, não deve passar de uma hora. Bateu o horário de fim, acaba-se a reunião, mesmo que todos os assuntos não foram abordados. Isso gera disciplina;
3 – Quem chegar atrasado deve ser advertido. Sendo mais radical, bateu o horário de início, a porta deve ser trancada e ninguém mais entra;
4 – Os celulares devem ser desligados, inclusive para ficar respondendo e-mails;
5 – Tem que haver uma pauta distribuída para os participantes antecipadamente;
6 – Os participantes devem se preparar para a reunião, conforme a pauta;
7 – Convocar somente pessoas que possam contribuir;
8 – Se for feita alguma apresentação, os slides devem ser objetivos e diretos. As pessoas adoram “enfeitar o pavão”;
9 – O Líder não pode deixar que assuntos fora da pauta entrem em discussão;
10 – Não permitir cochichos entre as pessoas;
11 – Apenas uma pessoa pode falar ao mesmo tempo, caso contrário transforma-se em 3 reuniões paralelas;
12 – O Líder tem que administrar pessoas que querem “dominar” a reunião e falar o tempo todo;
13 – Ninguém pode sair da sala para tratar de outros assuntos. Como dura no máximo uma hora, nem para fazer xixi;
14 – Deve ser feita uma ata da reunião, resumindo os assuntos tratados, as pendências e seus responsáveis, com as respectivas datas de término das mesmas;
15 – Se nenhuma decisão foi tomada, a reunião fracassou;
16 – Reunião não é “picnic”. Somente água e café.
Eu participo no máximo de uma reunião por dia. Afinal, tenho que trabalhar.
Por Mauro Bernacchio – InfoMoney –